Wie kann bei der Wahl der Software vorgegangen werden?

Beim Erwerb einer Software lassen sich verschiedene Vorgehensweisen verfolgen. Zahlreiche Tipps und Anleitung unterstützen dabei die richtige Anwendung zu finden. Das eine richtige Vorgehen bei der Software-Wahl gibt es daher nicht. Allein die unterschiedlichen Ressourcen hinsichtlich der finanziellen Möglichkeiten und der verfügbaren Zeit sind insofern für das konkrete Vorgehen ebenfalls relevant.

Die Bedarfs-Analyse steht am Beginn der Software-Wahl

Oftmals profitieren Unternehmen davon sich einmal zu vergegenwärtigen, welche Anwendungen eigentlich genau und in welchem Umfang im Betrieb zum Einsatz kommen. Auf der Basis dieses Betrachtung lässt sich nicht nur das Software-Lizenzmanagement bewerkstelligen. Die IT-Abteilung gewinnt zusätzlich ein besseres Gefühl dafür, welche Anwendungen zu beschaffen sind.

An einer weiteren umfangreichen Bedarfsanalyse dürfte wohl kein Weg vorbeiführen damit die richtige Software gefunden wird. Dabei stellt sich sofort die Frage welche Kernfunktionalitäten die jeweiligen Anwendung beinhalten soll. Diese ergeben sich damit aus den konkreten betrieblichen Anforderungen an die Lösung. Dabei spielt beispielsweise die Größe des Unternehmens und die jeweilige Marktstellung ebenso eine wichtige Rolle wie auch die Ziele, die die Nutzer mit der Einführung einer neuen Software verfolgen.

Wie umfangreich sollte eine Anforderungsanalyse sein?

Insbesondere bei der Beauftragung einer speziellen Software-Entwicklung sind umfangreiche Anforderungsanalysen von besonderer Bedeutung. Oftmals kommen dabei Lastenhefte zum Einsatz. Im Zuge einer agilen Entwicklung verzichten Developer hingegen meist auf eine zu enge und unflexible Planung.

Da in diesem Zusammenhang aber sehr schnell von umfangreicheren Projekten die Rede ist, ist hier die richtige Projektmanagement-Software direkt bei der Erfassung der Anforderungen behilflich. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um agile Entwicklung oder um eher herkömmliches Vorgehen handelt.

Beim Kauf einer weitestgehend standardisierten Software fällt schon aufgrund der geringeren Ausgaben die Analyse der Anforderungen deutlich geringer aus. Die Konzentration auf die jeweiligen Kernfunktionen führt dabei deutlich schneller zu der Vor-Auswahl von Anbietern und Tools.

Wieviele Anwendungen sollten verglichen werden als Vorgehen bei der Software-Wahl?

In einer ersten Betrachtung lohnt es durchaus eine standardisierte Liste von Anbietern zu betrachten. Diese Liste wird dann anhand verschiedener Kernfunktionen gesichtet. Als Resultat eines solchen Vergleichs empfiehlt sich oftmals die Erstellung einer kleinen Vor-Auswahl von Produkten beziehungsweise Anbietern. Es folgt eine intensivere Analyse hinsichtlich Vor- und Nachteilen der jeweiligen Anwendungen. Diese Vor-Auswahl sollte nicht mehr als drei oder vier Anwendungen beinhalten.

Bei einer bedeutenden Business Management Software hingegen können deutlich mehr Bereiche eines Unternehmens betroffen sein. Hier führen Unternehmen insoweit häufig deutlich mehr Analysen durch. Auch Ausschreibungen kommen in diesen Größen-Ordnungen immer häufiger vor.

Softwaretests als Vorgehen bei der Software-Wahl

Wenn die Analyse im Ergebnis eine Anwendung hervorgebracht hat, so wird meist über einen Test dieser Anwendung nachgedacht. Entsprechende Softwaretests sind dabei durchaus üblich. Die Anbieter ermöglichen solche Tests sogar oftmals kostenlos. Dies gilt nicht nur für umfangreiche und kostenintensiver Projekte sondern insbesondere auch für Standard-Cloudsoftware. Dabei starten die Nutzer einen Test oft einfach über die Webseite des jeweiligen Anbieters ohne großen Aufwand.

Im Anschluss an einen erfolgreichen Test erfolgt dann die Beurteilung des Preis- Leistungsverhältnis der jeweiligen Anwendung und entsprechende Entscheidung.