Software-Lizenzmanagement kontrolliert durchführen und verwalten

Das Verwalten von Software-Lizenzen in Unternehmen kann je nach Mitarbeiter-Zahl und dem Umfang an unterschiedlicher Software zu eine enorme Herausforderung für die Betroffenen darstellen. Das Software-Lizenzmanagement wird daher zu einer äußerst wichtigen Aufgabe, die über den Erfolg von ganzen Unternehmen entscheiden kann.

Welche Software wird eingesetzt?

Allein die Fragestellung wieviel und welche Software in einem Unternehmen eingesetzt wird, dürfte oftmals gar nicht so einfach zu beantworten sein. Dabei sollte unbedingt berücksichtigt werden, dass gelegentlich Mitarbeiter Anwendungen einsetzen, die durch die IT-Abteilung der Firma nicht erfasst sind. Wenn die IT diese Installationen entdeckt sind die Probleme aber nocht nicht behoben. Die Anwendungen müssen in der Folge überprüft und möglicherweise auch eliminiert werden. Gegebenenfalls müssen die Admins auch eine entsprechende alternative Software zur Verfügung stellen. In diesem Fall befragen die Admins idealerweise bei der Software-Wahl die Anwender möglichst detailliert.

Einstiegs-Lösungen für die Nutzung von Cloud-Software

Sinnvoll erscheinen aus Nutzer-Sicht möglicherweise Einstiegsversionen der Software-Anbieter, die für eine Zahl von nur einigen Nutzern die wichtigsten Funktionen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise bietet sich die Möglichkeit, die Anwendung zunächst entsprechend im Unternehmen zu testen. Bei Eignung der Cloud-Software können dann sowohl weitere Funktionen aktiviert werden als auch zusätzliche Nutzer aufgeschaltet werden.

Tools zur Dokumentation unterstützen das Software-Lizenzmanagement

Zusätzlich kommt erschwerend die Betrachtung hinzu wieviele Lizenzen einer Software für das Unternehmen erworben wurden beziehungsweise wieviele Mitarbeiter die jeweilige Anwendung beziehungsweise Software-Version nutzen. Hierbei ist das Unternehmen gut beraten von Beginn an die genutzten Anwendungen pro Mitarbeiter und Gerät explizit zu dokumentieren. Eine entsprechend geeignete Software für das benötigte Dokumenten-Management unterstützt die Firmen dabei die Kontrolle über komplexe Datei- und Dokumentenstrukturen zu erhalten.

Abgleich mit Hilfe von Lizenzmanagement-Tools

Da in Unternehmen durchaus die Möglichkeit bestehen kann, dass zu wenige oder aber auch zu viele Lizenzen erworben wurden, empfiehlt es sich diesbezüglich einen Abgleich vorzunehmen. Zu diesem Zweck können wiederum spezielle Tools eingesetzt werden, die Unterstützung beim Erfassen von Software-Lizenzen und dem Bestands-Abgleich bieten. Insbesondere zur gezielten Unterstützung weiterer Business Management Software können diese Tools zum Einsatz kommen. Auf diese Weise steht dem erfolgreichen Einsatz umfangreicher Lizenzverwaltung nichts im Wege.

Lifetime-Nutzung von Software aus der Cloud

Für eine bestimmte Anzahl von an Mitarbeitern beziehungsweise Personen wird nach der Zahlung eines Einmal-Betrages eine lebenslange Nutzung der betreffenden Cloud-Software ermöglicht. In diesem Fall liegt somit ein ähnliches Nutzungs-Regelungs-Modell, wie bei einem klassischen Erwerb im Rahmen einer On-Premise Variante, vor. Allerdings wird die Anwendung eben nicht auf eigenen Servern beziehungsweise Computern installiert sondern als als SaaS in der Cloud betrieben.

Laufzeitverträge über mehrere Jahre

Durchaus üblich sind hinsichtlich der Nutzungsrechte für Software-as-a-Service auch mittel- oder langfristige Laufzeitverträge. So bieten Software-Firmen oftmals Drei-Jahres-Verträge oder Fünf-Jahres-Verträge für die Nutzung ihrer Anwendungen an. Dabei erfolgt der Betrieb und die Nutzung über die Cloud. Regelmäßige Updates und Patches erfolgen somit einfach durch den Anbieter.

Je länger sich die Laufzeit eines SaaS-Vertrages darstellt, desto problematischer kann die Situation für den Nutzer werden. Wenn festgestellt wird, dass die Business Management Software für das betreffende Unternehmen beziehungsweise die User nicht geeignet sind, so bleibt der Vertrag dennoch lange bestehen. Alternativ können zwar im Vertrag sogenannte Ablösungsbedingungen festgelegt werden, diese lassen sich die Anbieter jedoch oft gut bezahlen.

Monatliche Kündbarkeit der Software-Nutzung

Einfacher kann sich die Situation für Nutzer und Firmen darstellen wenn eine monatliche Kündbarkeit der Cloud-Software möglich ist. Dabei tritt der Nutzungs-Vertrag allerdings oftmals zu einem höheren monatlichen Preis in Kraft.  Die Flexibilität im Vergleich zu einer langjährigen Bindung geht somit mit entsprechend höheren Kosten einher.

Erwerb von Lizenzen als Software-Nutzungsrecht

In Abgrenzung zu SaaS ist der klassische Erwerb von Software-Lizenzen im Zusammenhang mit der On-Premise-Nutzung zu sehen. Der Käufer erwirbt die Anwendung, installiert diese auf seinen Systemen und nutzt sie solange es sinnvoll erscheint. Dabei können sich eine Vielzahl von rechtlichen Fragestellungen ergeben, die bei einer Cloud-basierten Nutzung weniger zu betrachten sind.