Wie Groupware einzelne Gruppen erfolgreich macht

Mit der richtigen Groupware bieten sich Mitgliedern einer Gruppe und Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten zum gezielten Austausch. Die Zusammenarbeit wird dabei mit der entsprechenden Software gefördert, die auf den Geräten der Nutzer bereitgestellt wird. Verschiedene Aspekte wirken sich dabei auf die Verfolgung der einzelnen Aufgaben und die Erreichung gemeinsamer Ziele aus.

Wie können sich Mitglieder in relevanten Teilgruppen der Groupware organisieren?

Wenn beispielsweise alle Mitarbeiter eines Unternehmens dieselbe Groupware-Lösung nutzen, so dürfte es in der Regel dennoch sinnvoll sein, wenn sie sich in einzelnen Teilgruppen zusammenfinden. Diese Teilgruppen sollten daher von einer bestimmten Person administriert werden. Zu dieser Administration gehört auch die Vergabe von Berechtigungen an einzelne Mitglieder am Informationsfluss der jeweiligen Teilgruppe zu partizipieren.

In dem Moment, in dem Berechtigungen für weitere beziehungsweise alle Endgeräte vergeben werden, lässt sich auch das mobile Arbeiten in mobilen Teams deutlich verbessern. Die Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit auch unterwegs Informationen auf dem neuesten Stand zu halten und auszutauschen.

Informationen hochladen und zur Diskussion stellen

Durch das Hochladen und die Veröffentlichung in der jeweiligen Gruppe können einzelne Dateien beziehungsweise Informationen zugänglich gemacht werden. Diese Inhalte können dann von den Mitgliedern geprüft, kommentiert oder weiterentwickelt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Team-Mitglieder sich auf demselben Informationsstand befinden. Besonders im Projektmanagement umfangreicher und komplexer Projekte dient dieser Umgang mit Informationen der erfolgreichen Zusammenarbeit. Insbesondere Kommentare und etwaige Weiterentwicklungen können sofort der gesamten Gruppe zugänglich gemacht werden.

Wie lassen sich Inhalte in der jeweiligen Groupware auffinden?

Je nach Anzahl von Teilgruppen und Mitarbeitern können bei der Nutzung von Groupware schnell große Mengen an Dateien und Informationen angesammelt werden. Bei der Auswahl der richtigen Groupware sollte daher besonderer Wert auf eine integrierte Suchfunktion gelegt werden. Die Auffindbarkeit einzelner Beiträge oder Kommentare durch eine Text-Indizierung gewährleistet sein. Auf diese Weise kann auch sichergestellt werden, dass bestimmte Gedanken oder Diskussionen nicht immer wieder neu gestartet werden. Die Mitglieder können einfach in Erfahrung bringen, wie die Gruppe mit einem bestimmten Vorschlag oder Gedanken verfahren ist und ob sich dadurch eine Verbesserung ergeben hat.